Ce guide décrit exactement ce que vous voyez dans logimotor.com/portal/ : les 4 portails métier (Atelier, Pièces, Vente Auto, Location), chaque menu, les actions cliquables, les notifications et les paramètres. Couvre aussi l’inscription self-serve, la facturation Peppol, le planning techniciens, le catalogue pièces (groupes, codes-barres, inventaire, tarifs, facturation client & fournisseur), les fitments et le pipeline CRM VN/VO.
Démarrer Connexion & compte
LogiMotor est 100 % web. Aucune installation. Accès : bouton Mon LogiMotor sur le site, ou directement logimotor.com/portal/.
Étape 1 · Choisissez vos portails : Atelier, Pièces, Vente Auto, Location (un, deux, trois ou Complet). Indiquez le nombre d’utilisateurs (dès 1 ; jusqu’à 5 au même tarif). 1 compte = 1 personne.
Étape 2 · Vos infos (nom, email, mot de passe).
Étape 3 · Facturation société (adresse, TVA) et Peppol (créer un identifiant ou utiliser le vôtre).
Étape 4 · Paiement sécurisé → compte créé → connexion au portail.
Changez de portail via les boutons sous le logo. La couleur d’accent et le menu s’adaptent. Chaque fonctionnalité du portail Location peut être activée ou désactivée dans Location → Réglages module.
Démarrer Checklist première journée
Paramètres → Société : nom, TVA, email facturation, adresse.
Selon portail : Véhicule atelier + Technicien + OR · ou Pièce (groupe + code-barres) + Entrée stock / Inventaire · ou Véhicule VN/VO + Prospect.
Atelier Tableau de bord
KPI : OR ouverts, CA HT, véhicules, RDV. Actions rapides : Nouvel OR, Client, Véhicule, Technicien. Graphique de charge + planning proche + liste OR en cours.
✓ Actions
Créer un OR depuis le hero ou les tuiles
Ouvrir planning / analyses / liste OR
Éditer un OR en cours depuis le tableau
Conseil
Même à 0 donnée, les blocs restent visibles pour guider le démarrage
Atelier Ordres de réparation (OR) Publié
Créer un OR
Menu Ordres de réparation → Nouvel OR.
Choisissez client, véhicule, technicien, statut (Brouillon / Planifié / En cours…), date planifiée, lignes (main-d’œuvre / pièces), total HT.
Enregistrez. L’OR apparaît dans la liste et, s’il est planifié, dans le Planning.
Filtres : chips de statut + recherche plaque / n° / client. Export annoncé dans la barre d’actions.
Statuts : Brouillon → Planifié → En cours → Attente pièces → Terminé → Facturé (ou Annulé).
Chaque OR conserve l’historique véhicule (plaque / VIN) : idéal pour les contrôles techniques, garanties et reprises client.
Atelier Planning Publié
Bandeau 7 jours : chaque jour liste les RDV et OR planifiés, colorés par technicien. KPI créneaux / équipe / jours libres. Actions : Planifier OR, gérer techniciens, analyses.
Ajoutez d’abord des Techniciens (couleur planning).
Planifier OR avec date + technicien.
Survolez la semaine pour voir la charge.
Atelier Véhicules & techniciens
Véhicules clients
Menu Véhicules → Ajouter (plaque, marque, modèle, VIN, client).
Liez ensuite l’OR à ce véhicule pour l’historique.
Techniciens
Menu Techniciens → nom, spécialité, téléphone, couleur.
Ils apparaissent dans le planning et le formulaire OR.
Atelier Devis & analyses
Devis = OR en brouillon (ou planifié). Créez un devis, acceptez-le en passant le statut, puis facturez depuis Clients / Factures.
Analyses : OR traités, CA, panier moyen, attente pièces, graphiques tendance + répartition, actions rapides.
Pièces Tableau de bord Publié
KPI catalogue, alertes stock, valeur, ventes. Accès rapides vers catalogue, stock, inventaire, codes-barres, tarifs, finances et facturation client / fournisseur.
Pièces Catalogue, groupes produits & stock Publié
Catalogue pièces
Menu Catalogue pièces → Pièce.
Renseignez désignation, SKU / OEM, marque, groupe produit (obligatoire), prix HT, stock, stock mini, emplacement.
Le code-barres peut être saisi, scanné ou généré (bouton Générer CB), sinon il est créé automatiquement à l’enregistrement.
Règle « même référence, groupes distincts »
Une même réf (SKU) peut exister plusieurs fois si le groupe produit est différent (ex. plaquettes « Freinage » vs « Promo »). Dans le même groupe, le SKU reste unique. Le code-barres, lui, est toujours unique.
Vue kanban par colonnes d’étape. Glissez / éditez un lead pour faire avancer le cycle de vente. Chips et recherche disponibles. Idéal pour suivre les mandats VO et les leads showroom.
Vente Auto Mandats & analyses
Mandats & ventes : créez un mandat / réservation lié au stock. Suivez le statut jusqu’à la vente.
Analyses : KPI pipeline, valeur stock, graphiques étapes / stock, actions rapides vers CRM et stock.
Location Tableau de bord
Le portail Location (accent violet) pilote la location de machines de chantier, d'engins, d'utilitaires et de véhicules. Le tableau de bord affiche : parc actif, matériel en location, taux d'occupation sur 30 jours, CA location du mois, cautions bloquées, départs et retours du jour, retards, alertes de contrôles (VGP / CT) et demandes web à confirmer.
Actions rapides
Réservation : nouveau contrat en 30 secondes.
Départ : check-out du matériel (compteur, carburant, état).
Retour : check-in avec dommages et retard facturé.
Toggle Réservation en ligne pour publier le matériel sur votre page publique.
Chaque fiche donne accès à l'historique (jours loués, CA généré) et au statut : Disponible, Réservé, En location, Maintenance, Hors service.
Location Agenda & réservations
Deux vues sur la même page :
Calendrier mensuel : chaque contrat apparaît en chip colorée (ambre = demande web, violet = réservé, bleu = en location). Cliquez un jour vide pour créer une réservation à cette date.
Planning par matériel : une ligne par machine, une colonne par jour. Case vide = disponible ; cliquez pour réserver ce matériel ce jour-là.
Les conflits de disponibilité sont détectés à la saisie : impossible de réserver deux fois la même machine sur la même période sans confirmation explicite.
Location Contrats, départ & retour
Cycle de vie d'un contrat
Réservation : client + matériel + dates. Le prix se calcule selon la grille (dégressif jour / semaine / mois, forfait week-end) ou en manuel. Options : transport, assurance, consommables. Remise en %.
Départ (check-out) : compteur, % carburant, état et remarques. La caution est demandée à ce moment si pas encore reçue. Le matériel passe En location.
Retour (check-in) : compteur, carburant, dommages éventuels. Le retard est détecté et peut être facturé en un clic (jours de retard × tarif jour). Supplément carburant / nettoyage possible.
Facturer : la facture se génère dans le module Factures (Peppol inclus) avec le détail location + options + retard, et les acomptes déjà reçus déduits automatiquement.
Autres actions : Prolonger (recalcul auto du prix), Annuler, Contrat PDF prêt à signer (état des lieux, caution, conditions personnalisables dans Réglages module).
Location Acomptes & cautions
Encaisser et restituer
Encaisser : acompte, caution ou solde · espèces, virement, carte, empreinte CB ou lien de paiement.
Lien de paiement : configurez votre processeur (Revolut, Payconiq, Stripe...) dans Réglages module avec un modèle d'URL ; le lien avec le montant se génère et se copie en un clic.
Restituer une caution : intégralement ou avec retenue partielle motivée (dommages, carburant). Les mouvements restent tracés.
KPI dédiés : cautions bloquées, acomptes du mois, paiements en attente (liens envoyés).
Location Caisse location
Écran comptoir optimisé : listes départs du jour et retours à traiter cliquables, sélection du contrat, pavé numérique, boutons Solde / Acompte / Caution, mode de paiement et ticket PDF 80 mm.
Tout est configurable (bouton Configurer) : afficher ou masquer chaque tuile, mode de paiement par défaut, pied de ticket.
Location Réservations en ligne
Relier votre site web
Menu Réservations en ligne → activez le toggle.
Publiez les machines souhaitées (toggle par matériel, tarifs affichés automatiquement).
Partagez votre page publique (lien direct) ou copiez le code iframe à intégrer sur votre site : votre agence web ou l'équipe Dev4Bel l'insère en quelques minutes.
Les demandes arrivent dans le portail (et par email) : Confirmer crée la fiche client et la réservation, Refuser clôt la demande.
Réglages : préavis minimum en heures, message affiché aux clients (caution, transport...). Les périodes déjà réservées sont affichées au client avant l'envoi de sa demande.
Réglages module : chaque fonctionnalité (agenda, caisse, cautions, en ligne, alertes contrôles) peut être activée ou désactivée individuellement, comme les autres portails.
Commun Clients & factures
Disponibles dans les 4 portails (section Clients).
Clients
Nouveau client : nom, ville, TVA, email, téléphone.
Boutons sous le logo à gauche, ou Paramètres → Portails pour activer/désactiver un module.
Atelier
Dans quel ordre créer OR / véhicule / client ?
Client → Véhicule → Technicien → OR. Vous pouvez créer le client depuis le flux OR si besoin.
Un devis, c’est quoi ?
Un OR en statut Brouillon. Une fois accepté, passez-le en Planifié / En cours puis Facturé.
Le planning ne montre rien
Ajoutez des techniciens et planifiez des OR avec une date (statut Planifié).
Pièces
Comment éviter les ruptures ?
Renseignez un stock mini sur chaque pièce. Les alertes apparaissent au dashboard, en stock, et dans les notifications.
La vente comptoir retire-t-elle du stock ?
Oui, automatiquement à la validation, avec un mouvement de type sortie.
Puis-je avoir la même référence dans deux rayons / groupes ?
Oui. Créez deux fiches avec le même SKU mais un groupe produit différent. Le code-barres doit rester unique sur chaque fiche.
Comment générer et imprimer les codes-barres ?
Menu Codes-barres & étiquettes : Générer manquants, puis Imprimer sélection. Aussi depuis la fiche pièce / fiche stock. Format CODE128.
Le scan inventaire trouve plusieurs produits
C’est normal si la même réf existe dans plusieurs groupes : choisissez la bonne fiche dans la fenêtre proposée.
Comment importer les tarifs fournisseurs ?
Menu Tarifs fournisseurs → Importer CSV (sku;prix_ht). Utilisez ensuite « Comparer vs factures » pour voir les écarts avec le prix stock / les factures d’achat.
Où sont les rappels de paiement ?
Portail Pièces → Rappels clients. Vous pouvez envoyer un rappel manuellement ou activer les rappels automatiques sur factures échues.
Vente Auto
Différence VN / VO ?
Type sur la fiche stock. Filtrez par VN, VO ou les deux. Statuts : Disponible, Réservé, Préparation, Vendu.
Comment faire avancer un prospect ?
Prospects (liste) ou Pipeline (kanban) : changez l’étape Nouveau → Contacté → Visite → Offre → Gagné / Perdu.
Location
Comment le prix d'une location est-il calculé ?
Automatiquement selon la grille du matériel (jour, week-end, semaine, mois) : le portail choisit la combinaison la moins chère pour la durée. Vous pouvez toujours passer en tarification manuelle sur le contrat.
Comment gérer une caution ?
Sur le contrat ou via Acomptes & cautions : encaissez (espèces, virement, carte, empreinte CB) ou envoyez un lien de paiement. À la restitution, retenez tout ou partie avec un motif ; chaque mouvement est tracé.
Le client rend le matériel en retard ?
Le retard est détecté au check-in : cochez « Facturer X jours de retard » (jours × tarif jour) et ajoutez un supplément carburant / nettoyage si besoin. Tout part sur la facture finale.
Comment mettre la réservation en ligne sur mon site ?
Location → Réservations en ligne : activez, publiez vos machines, puis copiez le lien public ou le code iframe. Votre agence web (ou Dev4Bel) l'intègre en quelques minutes.
Puis-je désactiver la caisse ou l'agenda ?
Oui. Location → Réglages module : chaque fonctionnalité (agenda, caisse, cautions, réservation en ligne, alertes contrôles) a son propre interrupteur.
Recherche & notifs
La recherche ne propose rien
Cliquez dans le champ (focus) : des raccourcis s’affichent. Tapez ensuite un mot (client, OR, pièce…). Hard-refresh Ctrl+F5 si besoin.
Le panneau notifications ne se ferme pas
Utilisez ✕, le fond sombre, Échap, ou naviguez vers une autre page. Ctrl+F5 pour charger la dernière version.
Paramètres
J’enregistre l’apparence et rien ne change
Cliquez bien « Enregistrer l’apparence ». Densité et nav compacte s’appliquent tout de suite. Le portail d’accueil s’applique à la prochaine connexion. Vérifiez aussi le toast de confirmation.
Prêt à pratiquer ?
Ouvrez le portail et suivez la checklist première journée.
